सहकारी संस्थेस अनेक वर्षाचे जुने रेकॉर्ड कायमस्वरूपी सांभाळावे लागते. त्याचप्रमाणे सध्याच्या कामकाजाचे रेकॉर्ड देखील सांभाळावे लागते. तसेच वर्षभरासाठी लागणारी स्टेशनरी व इतर महत्वाची कागदपत्रे सुरक्षित राहण्यासाठी १००० चौरस फुटांचे अत्याधुनिक तंत्रञानाने युक्त एकावेळेस २०००० फाईल्स सुरक्षित ठेवता येईल. अशाप्रकारचे रेकॉर्ड रूम 'ऑप्टीमायझर तंत्र प्रणालीचा' वापर करून तयार करण्यात आलेले आहे. या यंत्रणेद्वारे कितीही वर्षापूर्वीची फाईल केवळ २ मिनिटात उपलब्ध होऊ शकेल तसेच जुने रेकॉर्ड व्यवस्थित सांभाळता व हाताळता येईल.